名刺の管理、最近のやり方

スキャンしてPDF化した名刺を、iPhoneで閲覧するとこんな感じ。これは、新大久保の韓国料理店、美名家さんのお店の名刺だ

 ドキュメントスキャナのScanSnapを導入して、1年くらいになる。最近、いただいた名刺の管理を変更し、より自分に合った整理法になったので、記しておこう。

 以前は、ScanSnapに付いてきた、「名刺ファイリングOCR」を使っていた。読み込んだ名刺の画像から文字を認識して、アドレス帳を作ってくれるソフトだ。

 しかし、名刺のデザインは千差万別。白地の名刺なら、名前、会社名、住所など、8割方正しく認識してくれたが、デザイン名刺はそうはいかない。結局、全部手で入力することも多かった。うまく認識してくれても、メールアドレスなどでスペルミスがないとも限らず、結局1文字1文字、目を皿のようにして確認していたものだ。

 今は、ずっと単純だ。

 スキャンして、裏表2ページのPDFにする。これだけ。

 文字認識などは一切しない。その代わり、ファイル名を「[名字のローマ字][ひらがなの名前]_[所属][もらった日付]_[メモ].pdf」としておく。

 例えば、1月26日にイベント会場で会った、ほにゃら出版の山田一郎さんの名刺なら、こうだ。

 

 yamadaやまだいちろう_ほにゃら出版100126_なんたらイベント.pdf

 

 ファイル名の書式は、先頭に名字のローマ字が来る点さえ守れば、あとは適当でよい。あまり長いと見栄えは悪いが、検索性のほうが大事なので気にしない。全角255文字まで使える。

 これを、MyDropboxに作ったnamecardフォルダに入れる。

 Dropboxのフォルダに入れることで、自動的に同期が行われ、仕事場のPC、ノートPC、iPhoneの3者で同じデータが共有される。

 あとはiPhoneさえあればいつでもどこでも名刺を参照できる。文字認識で読み取ったテキストではなく、名刺そのものの画像を見るので、確実だ。ハングルで記述された名刺も、すべて同じ手順で整理できるという利点もある。

 ローマ字を頭にもってきているのは、ローマ字順に並べるためだ(かな順はiPhoneのアプリが対応していない)。PCがあれば、会った日や場所、企業名などで検索もできる。

iPhone上では、こんな風に並ぶ。以前はJPEGファイルで保存していたが、今はPDFに変更した

 年賀状などを書く時は、日付で検索してその年に初めて会った人を抽出し、送る人をリストアップしてから初めてアドレスソフトに入力する。

 今のところ、これが最も簡単で、実用的な整理方法だと思う。

 ひとつ問題点は、名刺はスキャンしても雑誌のように処分できないことだ。処分しても構わないのだけれど、やはり心理的に抵抗がある。

 名刺の管理方法を検討している方は、参考にしてください。

コメント

  1. エモやん より:

    このあたり、最近はやりのハック本にもいろいろヒントがありますよ。といいつつ、僕はアナログ処理ですがw

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